L'entretien préalable au licenciement

L’entretien préalable au licenciement

Au cours du processus de licenciement, l’employeur doit mettre en place un entretien préalable au licenciement. Cet entretien est obligatoire, peu importe le motif de licenciement envisagé (personnel ou économique). Ainsi, des règles strictes imposées par la loi sont à respecter au moment de la rédaction de la lettre et au moment de l’entretien lui-même.

A quoi sert l’entretien préalable au licenciement ?

L’entretien préalable au licenciement permet à l’employeur, envisageant de licencier un salarié, d’exposer les raisons qui l’emmènent à prendre cette décision. L’entretien permet également au salarié concerné de pouvoir se justifier et d’exposer son point de vue sur la situation.

Ce face-à-face ne débouche pas nécessairement sur un licenciement, car le salarié a la possibilité de se défendre, de montrer sa motivation, et de faire changer son employeur d’avis.

La convocation à l’entretien préalable au licenciement   

L’employeur, ou son représentant, est tenu de faire parvenir au salarié concerné la convocation par différents moyens : lettre recommandée avec avis de réception ou remise en mains propres contre décharge.  D’autres moyens sont possibles comme l’envoi par Chronopost ou par voie d’huissier. En revanche, l’envoi par fax ou télécopie est interdit, de même pour l’envoi par SMS. La communication orale de convocation à l’entretien est également proscrite, même en présence d’un huissier de justice.

Si le salarié refuse de recevoir la convocation en mains propres, l’employeur doit l’envoyer par recommandé. En cas de refus, le processus de licenciement ne s’en trouve pas moins retardé ni invalidé.

La présence à cet entretien n’est pas obligatoire mais elle est vivement recommandée en raison des motifs évoqués plus haut : cet entretien constitue en effet votre seul moyen de vous expliquer sur les faits reprochés.

La lettre de convocation doit présenter certaines mentions obligatoires :

• L’objet de la lettre de convocation : elle doit préciser la mention « vous êtes convoqué (e) à un entretien pouvant aller jusqu’au licenciement ». Cette mention est obligatoire même si votre employeur a simplement prévu un avertissement ou une mise à pied. Cela lui laisse ainsi la possibilité de pouvoir recourir au licenciement si les explications lors de l’entretien ne suffisent pas à le convaincre. En l’absence de cette mention, l’employeur ne peut en aucun cas procéder à un licenciement par la suite.

Bon à savoir : si vous recevez une lettre de ce type, il ne faut pas vous alarmer à la vue de cette mention dans la convocation, celle-ci est obligatoire et n’équivaut pas à une notification de licenciement. Elle est présente même si votre employeur a prévu une autre sanction.

• L’employeur doit préciser dans la convocation la date, l’heure et le lieu de l’entretien. Le fait de mentionner par exemple « l’entretien aura lieu dès le retour du salarié dans les locaux de l’entreprise » n’est pas valable. L’entretien ne doit pas nécessairement se dérouler pendant les heures de travail ; mais le temps consacré à l’entretien doit obligatoirement être rémunéré. Par ailleurs, l’employeur doit respecter un délai entre la réception de la convocation par le salarié et la date de l’entretien. A compter de la réception de la convocation, l’entretien a lieu dans les 5 jours suivants minimum. L’entretien ne peut donc avoir lieu avant le 6ème jour suivant la réception du courrier.

• La possibilité pour le salarié d’être représenté : le salarié peut se faire représenter par une personne de son choix appartenant à l’entreprise ou par un conseiller. Le conseiller peut être choisi sur une liste dressée par l’autorité administrative. L’employeur doit faire mention de cette liste au salarié concerné. Dans la négative, l’employeur s’expose à une irrégularité de procédure.

Le déroulement de l’entretien

Une fois les conditions de convocation réunies, l’entretien préalable peut commencer. Le salarié peut se faire assister d’un traducteur.

L’entretien ne peut pas se dérouler au téléphone et doit avoir lieu en face-à-face, et entre 2 personnes minimum. Les entretiens se déroulent individuellement, même si l’employeur envisage de licencier plusieurs salariés.

Pendant l’entretien, l’employeur indique les motifs de sa décision. A ce stade, l’employeur n’est pas tenu de justifier ses motifs par des documents.

L’entretien permet au salarié de se justifier sur les reproches de son employeur, qui est d’ailleurs tenu d’écouter ces explications. Il peut également vérifier les propos du salarié et lui demander des éléments de preuves écrits. Enfin, les propos tenus lors de cet entretien ne peuvent être utilisés comme motif du licenciement.

Les suites de l’entretien

Si l’employeur décide de poursuivre la procédure de licenciement, il doit envoyer à l’intéressé une lettre recommandée avec avis de réception. Cette lettre doit préciser les raisons du licenciement.

Le courrier ne peut être envoyé avant les 2 jours ouvrables suivants l’entretien préalable et au plus tard 1 mois après. Si la procédure précitée n’est pas suivie, le salarié peut percevoir des indemnités ; toutefois le licenciement n’est pas remis en cause.